「会社を休みたいけど、なんて言えばいいかな…」
有給はもちろん、体調面や家族に関わることで、突発的な休みが必要になることは多いですよね。
そして、休むこと＝悪いこと、と思ってしまうのは日本人だからかもしれません。
休みが必要なら、休まなくてはならないので、伝え方のマナーや例文を見ていただき、安心して休んでください。
もう今すぐ休みを伝えたい場合は、休みの伝え方例文から見てみましょう。
会社へ休みを伝えるマナー
会社に対して休みをどう伝えればいいのか。
社内の人間関係や文化・ルールが影響し、少し何かを間違えると、あとで休んだことに対する負の感情を周りからぶつけられてしまう場合も。
休みの伝え方にはマナーがあるため、余計なトラブルにならないよう確認しておきましょう。
休暇が必要だとわかった時点で伝える
会社を休む理由として、計画されたものか突発的なものか、どちらかだと思います。
当日にどうしても…という話であればしかたありませんが、それ以外であれば事前に休みが必要なことは分かっているはず。
連携して仕事を進めている社内メンバーもいると思うので、突然休まれてしまったら計画がくるってしまう場合も。
休みを伝えるマナーとして大事なのは、休暇申請が必要だと分かった時点で伝えること。
早く伝えれば、それだけ余裕をもって先回りした対応ができます。
後出しや急になるほど、周りからの印象は悪くなります。
休みを伝えたら休めるわけではない
休みを伝えたら、そのまますんなりと休ませてくれる会社であればいいですが、中には上司の許可を取らないと休ませてもらえない場合もあります。※ 体調不良は別として私事都合の休みや長期休みなど
休みを伝える＝休める、ではない場合もあり、申請して承諾されて、初めて休めるルールなら、なるべく早く申請と許可をもらっておきましょう。
このようなルールがある会社の場合、少し古い体質なのかもしれませんが、ルールに逆らうことで仕事がしづらくなるのであれば、ルールに沿った行動をしておいた方がいい。
今の会社が好きで続けたいと思っているなら、休みの報告ルールに逆らうことはしないでおきましょう。
言いづらい休み理由の場合は体調不良で押し通す
メンタル的に落ちて、どうしても今日は働きたくない…人間なのだから、心のエネルギー不足で仕事ができないことだってあります。
ただ、気持ち的に仕事ができない、だから休む、こんな理由は言いづらいですよね。
そう思うとズル休みなんて出来ない、真面目な方ほど思ってしまいます。
しかし、仕事ができる状態ではないのに、無理して仕事をすることで、余計なミスが生まれたり、生産性が落ちで進まないのであれば、そちらの方が会社としては歓迎できません。
ここは開き直って、体調不良を理由に休んでしまいましょう。
ちゃんと休むことがマナーでもあります。
ズル休みの場合は理由をハッキリ伝えない
遊びに行きたい、出掛けたい、今日は仕事をしたくない。
心も体も元気な、完全なるズル休み。
周りに迷惑をかけないのであれば、これは悪いことではありません。
ズル休み＝悪だと思う方もいるかもしれませんが、元気な時に休んだ方が、時間も有効活用できますよね。
休みを伝えた後に、どこかに出掛けたことがバレてしまうと、あとで人間関係を悪くするため、体調不良などではなく私事都合などでいけるのであれば、理由をハッキリ伝えずに休みを申請するのがお勧めです。
具体的な理由を伝える対象を把握しておく
「〇〇月〇〇日は、休暇を頂きます」と、休む宣言だけで済む社風・ルールであればいいですが、理由を詳しく伝えなければいけない会社・組織・チームもありますよね。
具体的な理由を説明しなければ休暇申請が通らない場合、きちんと伝えるようにしましょう。
ただ、具体的な理由を周りに知られたくないのであれば、直属の上司だけには伝えるなど、全体に伝えたくない・伝える必要の無いことは伝えず、特定の管理者のみに伝えればＯＫです。
上司との関係性や、社内ルール等にもよりますが、なぜ休みが必要なのか、具体的な理由を述べる対象を把握しておけば大丈夫。
関係者に配慮した伝え方をする
体調不良にしても、休む権利をもらえている有給休暇にしても、伝え方次第で周りからの印象がだいぶ変わります。
× 休みが当然かのように伝える
〇 少し申し訳なさそうに伝える
この2つでも、休みの報告を受け取った側の印象は、ぜんぜん違いますよね。
「こんな忙しい時に休むなんて」
「私は休めてないのにあなたは休むの？」
休みに関して、負の感情を持っているメンバーが意外と多くて、表には出さなくても内心ではイラっとしているかもしれません。
休んだ次の日に冷たくされたり、仕事がしづらくなったのであれば、休みの伝え方を間違えた可能性も。
休みがしかたなかったとしても、関係者に配慮した表現で伝えましょう。
関係者宛てのコメントを残す
あなたが休んでいる間、メンバーの誰かが仕事に支障をきたす場合があるかもしれません。
そのため、関係者へ直接伝えてもいいですが、休みと一緒に関係者に対するコメントを残しておくのもお勧めです。
- チャットやメールは見れる状態です、何かあればご連絡ください
- 午前中は難しいですが夕方なら返信ができそうです
- 必要な業務があるためそこだけ対応します（とあえて伝える）
など、関係者が困らないようなコメントを沿えて休みの連絡をすると、今後の仕事も円滑に進んでいきやすくなります。
休みが長くなる場合は代替え案を作っておく
半日や1日の休みであれば、次の日からでも仕事の遅れは取り戻しやすい。
しかし、2日以上の長期休みになる場合は、関係各所に迷惑をかけてしまう場合があるため、事前に代替え案を作り対処をしておきます。
たとえば、あなたの代理を立てておいたり、休みに先んじて終わらせておいたり。
自分がいなくても、仕事が回るように配慮しておくことで、長期の休みであっても仕事に穴をあけず、周りとの関係性も壊れにくくなります。
通常の休暇申請と有給休暇で対応が違う
休みを大きく分けると、通常の休暇と、会社から付与される有給の2つ。
休みの伝え方は、どちらも同じですが、有給の場合は下記に気を付けておきましょう。
- 有給日数の残りを考慮すること
- 申請ルールに沿って申請すること
有給は休んでいるけど、当日働いていることになって、時間分の給料がもらえる制度です。
何個ももらえるわけではなく、社歴に応じて件数は増えていきますが、使えばその分減っていく。
連続した休暇が必要だったり、何かあったときのために残しておいたり、有給の残日数を考えながら、うまく活用していきましょう。
休みの伝え方例文
実際に休みたい時、どのような文章で送れば、怒られずいい感じで伝えられるのか。
文章が苦手だと、伝え方に困る場合もありますよね。
そんな時のために、休みを伝える例文を用意したので、ぜひご活用ください。（コピペでＯＫ）
自分の都合で休みが必要になった場合
〇〇〇〇年〇〇月〇〇日（〇）は私事都合のため、休暇を頂けますと幸いです。
何か自分都合で休みが必要になった場合、私事都合としての理由が使えます。事前に伝えておくのがマナーだとすれば、きちんと日付・曜日を入れて伝えるのがベスト。
健康上の理由で休みが必要になった場合
昨日から熱が〇〇度あり現在も下がらないため、休暇を頂けますと幸いです。
心や体の不調から休みを取りたい時は、体調不良や通院のためなどの理由が適切です。具体的な不調や、何のための通院かまで詳しく伝える必要はありませんが、大まかに分かる程度で伝えれば大丈夫。
家族に関連することで休みが必要になった場合
家族都合によって、休暇を頂けますと幸いです。
家族が理由になる休みは、具体的な理由を言いづらい場合もあります。あなたと家族のプライバシーに配慮して、具体的な説明を無理に伝える必要はありませんが、直属の上司など管理者には全部で無くても概要を伝えておくと、人間関係的には配慮できます。
家族や身内が亡くなってしまった場合
身内の不幸により、〇〇月〇〇日～〇〇日まで休暇を頂けますと幸いです。
家族や親せきが亡くなってしまった場合、誰が亡くなったなど具体的な理由は言う必要はありません。（上司にだけそっと伝えておく）まとめて「身内の不幸」と表現すれば、一般教養のある方であれば察してくれるので、それ以上は追求してこないはず。ただ、誰かが亡くなったことによって、家族構成などが変わったのであれば総務などに別途連絡する必要があるため、そこは忘れないようにしましょう。
法的な理由で休みたい場合
誠に勝手ながら、〇〇月〇〇日～〇〇月〇〇日まで、育児休暇を頂きます。
可能な限り早く復帰し、みなさまのお役に立てられるようにしますので、何卒よろしくお願いいたします。
育児休暇や介護休暇など、家族・身内のお世話などの休みは法律的にも整備がされているので、国民の権利とも言えます。ただ、長期の休みとなるため、関係者にはフォローを入れておく必要があります。
予め予定した休みを取りたい場合
〇〇月〇〇日～〇〇日まで、私事都合にて有給を頂きます。
ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
計画して長期休暇を取る時は、必ず何月何日から何日まで休むのか伝えます。ただ、いきなり長期休暇をとれることは少なく、事前に申請や説明、そしてこの期間仕事に穴をあけないようにするための案も必要になる。関係者にもフォローを前もって行っておく必要があります。
会社を休むときの注意点
会社を休む時、やってはいけないことがいくつもあります。
伝え方次第でも、休みの報告を受けとった側の印象は大きく変わるため、今後も波風立てないようにする注意点を確認しておきましょう。
無断欠勤は完全にアウト
無断欠勤は、会社を休むマナーの中でも、一番やってはいけないこと。
信頼が無くなり、今後休みを取りたい時は、疑われて簡単に取れなくなる場合もあります。
1度の失ってしまった信頼を取り戻すのは、簡単なことではないため、無断欠勤だけは止めましょう。
特別な理由がない限り本人が伝える
休みを伝えるのは、基本的に本人から行います。
ただ、風邪をこじらせすぎて40度近い熱が出てしまっていたり、声がまったくでなかったり、緊急入院が必要になったりと、自身で伝えられない場合もある。
そのようなケースを除いて、社会人としては本人から休みを伝え、家族などから伝えさせないよう気を付けましょう。
プライバシーに配慮して伝える
会社としても、ある程度の休みの理由は把握しておきたいので、聞いておきたいと思っています。
ただ、プライバシーに関係することも多いので、必要以上具体的な理由を伝える必要はありません。（または特定の人物のみに伝えておく）
しかし、休みの理由を、根掘り葉掘り聞き出そうとする会社は、さっさと辞めてしまった方がいいと言えます。
社内ルールを守る
会社・組織・チームのルールに沿った連絡方法で行うのは基本。
- 電話であれば電話で伝える
- チャットやメールでよければそれで伝える
報告ルールは必ずあると思うので、ルールに逆らわず従う形で守りましょう。
ただ、声が出ないのに無理して電話をする必要はないので、状況にもよりますが、その時に報告できる最善の手段を選んで伝えてましょう。
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